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メール配信システムにおけるトラブルについて

2019年8月26日16:00頃に、千葉ジェッツより送信いたしましたメールにおいて、本来意図しないお客様へメールが配信され、一部のブースタークラブ会員様の氏名および会員IDが別の方へ開示されてしまうという事象が発生いたしました。
なお、今回開示された氏名および会員IDにて、ご本人以外の方がチケットを購入したり、ブースタークラブの特典サービス等を受けることはできません。
現時点で判明した事項は下記のとおりです。

1. 影響範囲 5,540名
・誤ってメールが配信されてしまった2,770名のBリーグ会員の皆様
・氏名および会員IDが別の方に開示されてしまった2,770名の千葉ジェッツ会員の皆様

2. 原因
クラブのメールマガジン配信にはBリーグにて管理しているプラットフォームを使用しています。
クラブから会員の皆様にメールをお送りする際、クラブで配信対象者の「配信リスト」を作成する際には、従来の会員IDとは別の任意の番号を割り当てる場合がございます。その上で、会員の皆様のメールアドレスや会員ID、氏名などの情報を当該プラットフォームにアップロードするケースがあり、今回はその運用が実施されました。
また、当該プラットフォームには全クラブの会員データを保持していますが、他クラブのファンクラブの会員情報を閲覧、利用することは出来ません。
8月26日に、千葉ジェッツ有料会員様のメール配信リストを当該システムにアップロードした際に、千葉ジェッツのメール配信リスト内の任意の番号と同じ番号が、Bリーグが提供しているプラットフォーム内にも存在しており、先にプラットフォームにアップロードされた方の任意の番号に紐づく情報が優先されて反映する仕様となっていたために、本来意図せぬメールアドレスが宛先となってしまいました。
また、その際に会員IDおよび氏名においては優先で反映されなかったため、メールが届いたご本人ではない会員IDおよび氏名が表示されることとなってしまいました。 2019年7月1日に当該プラットフォームを変更した際に、安全な運用がきるよう準備を行っておりましたが、今回の原因となった仕様に対して適切な対処ができておらず、上記の事象が発生いたしました。

3.正しくメールが配信されなかったお客様へ
正しくメールが届いていないお客様には、千葉ジェッツより改めてメールを送信いたします。 恐れ入りますが、誤ったメールが届いたお客様におかれましては、メールを破棄いただけますようお願い申し上げます

4.再発防止策について
今回のような意図しない紐付けが起こることのないよう、いかなる操作においてもBリーグが保有する情報に各クラブがアクセスができないように設定を見直します。
このたびは、皆様の大切な個人情報をご本人以外の方に表示してしまうという事態、また誤ったメールを配信してしまうという事態を招いてしまい、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
1日でも早く再発防止策を万全なものとし、皆さまからのご信頼をいただけるよう尽力してまいる所存でございます。